Arran de la recomanació del Ministeri de Sanitat de treballar preferiblement des de casa, per tal de protegir la salut de la població i evitar més contagis del COVID-19; són moltes les empreses que han decidit implementar el treball en remot. Ara bé, tots els negocis del nostre país estan preparats per desenvolupar-lo adequadament?

Abans d’aquesta crisi sanitària, només el 4,3% d’ocupats a Espanya treballava des del seu domicili, segons les dades de l’Enquesta de Població Activa. Això demostra que el teletreball encara no és un model habitual al nostre teixit empresarial, a diferència d’altres països europeus. Així doncs, en aquests moments, tant petites com grans empreses s’han vist en la imperiosa necessitat de sumar esforços per posar en marxa les tecnologies i infraestructures essencials per fer possible aquest sistema. 

Però, quins són els aspectes que principalment s’han de tenir en compte perquè no es comprometi la productivitat i tot vagi sobre rodes? Et donem els següents consells: 

Facilita als teus treballadors les eines que necessitin

És fonamental que t’asseguris que els teus empleats compten amb l’imprescindible per poder desenvolupar el seu treball des de casa sense problemes. Bàsicament, se’ls ha de facilitar: un ordinador (en cas de necessitar-lo), telefonia integrada, eines per fer reunions virtuals, accés a determinats documents, etc. Avui dia, l’accessibilitat a Internet està garantida; doncs, Espanya és el tercer país d’Europa en connexions de fibra, això suposa que el 65% de les connexions de banda ampla fixa, i les xarxes mòbils 4G ofereixen cobertura fins al 99% de la població. 

Planifica i organitza les tasques 

Pot donar la sensació que amb treball remot, l’organització de les tasques i les prioritats queda més difusa que quan som a l’oficina. Com a responsable, per tal de coordinar millor el teu equip a distància, pots utilitzar programes com Asana o Trello. Aquest tipus de plataformes online t’ajudaran a consultar les tasques pendents, prioritzar o delegar feines a altres membres del teu equip. 

Tampoc cal tenir moltes eines per organitzar-se, simplement les que siguin necessàries i més intuïtives per als teus treballadors i que s’adaptin millor al tipus de treball que es desenvolupa. Pel que fa al control horari es pot portar a terme fàcilment, a través del correu electrònic o també, d’algunes aplicacions online.

Mantenir la seguretat dels dispositius en els accessos a distància

Els treballadors acostumen a utilitzar els seus propis ordinadors o tauletes per a les seves tasques laborals i això, a vegades, implica riscos potencials de seguretat. A més, els empleats poden accedir a pàgines web insegures o descarregar-se aplicacions compromeses, facilitant la introducció de malware a la xarxa de l’empresa. 

Per evitar aquests riscos, existeixen tecnologies com la Xarxa Privada Virtual (VPN, per les sigles en anglès), que protegeixen la informació a través de l’encriptació i estableixen connexions segures. També, és efectiu comptar amb filtratge de continguts insegurs. En aquesta mateixa línia, no està de més implementar solucions d’autenticació, així garantim que només els usuaris autoritzats tinguin accés a la informació confidencial de la companyia.

Teletreballar en equip és possible

Aïllar-se pot ser molt perjudicial tant per a la productivitat com per a l’eficiència de la feina i els treballadors. D’entrada, pot semblar que el treball en equip no és compatible amb el teletreball; però ben organitzat és possible. Avui dia tenim al nostre abast tota una sèrie de tecnologies per poder fer videoconferències i reunions via online, com per exemple: Hangouts Meet de Google o Skype. 

D’aquesta manera, continuaràs estant en contacte amb la teva plantilla, podràs conèixer fàcilment l’estat dels projectes, compartir idees o proposar noves estratègies, tal com es faria de forma presencial. 

Comunica-ho als teus clients

D’altra banda, també hi ha un aspecte molt important que no et pots oblidar: informar els teus clients que has adoptat la modalitat de teletreball, degut a la crisi del coronavirus. Pots fer un comunicat a través d’una newsletter o butlletí, de les xarxes socials, a la teva web; on ho trobis més adient. Això sí, és fonamental que indiquis que continues prestant els teus serveis, afegint un telèfon de contacte i correus electrònics als quals, es poden adreçar. 

En definitiva, el teletreball ben organitzat pot ser igual d’efectiu que el presencial. De fet, hi ha diversos estudis d’entitats com la UOC o Cisco que asseguren que pot arribar a augmentar la productivitat dels treballadors entre un 23-30%. Principalment, perquè redueix les distraccions i augmenta el nivell de satisfacció i el control de la feina dels empleats. A més, també significa un estalvi per ambdues parts. Com a responsable d’empresa, t’estalvies les despeses del local i els treballadors s’estalvien els costos derivats dels desplaçaments i dietes. 

Davant la situació actual, a Cobertis hem optat pel teletreball, per tal de garantir la salut i benestar dels nostres empleats. Aquest és el nostre pla de contingència, amb treball en remot i atenció telefònica, però garantint la continuïtat dels nostres serveis.