A raíz de la recomendación del Ministerio de Sanidad de trabajar preferiblemente desde casa, a fin de proteger la salud de la población y evitar más contagios del Covid-19; son muchas las empresas que han decidido implementar el trabajo en remoto. Ahora bien, ¿todos los negocios de nuestro país están preparados para desarrollarlo adecuadamente?

Antes de esta crisis sanitaria, sólo el 4,3% de ocupados en España trabajaba desde su domicilio, según los datos de la Encuesta de Población Activa. Esto demuestra que el teletrabajo aún no es un modelo habitual en nuestro tejido empresarial, a diferencia de otros países europeos. Así pues, en estos momentos, tanto pequeñas como grandes empresas se han visto en la imperiosa necesidad de sumar esfuerzos para poner en marcha las tecnologías e infraestructuras esenciales para hacer posible este sistema.

Pero, ¿cuáles son los aspectos que principalmente se deben tener en cuenta para que no se comprometa la productividad y todo vaya sobre ruedas? Te damos los siguientes consejos:

Facilita a tus trabajadores las herramientas que necesiten

Es fundamental que te asegures que tus empleados cuentan con lo imprescindible para poder desarrollar su trabajo desde casa sin problemas. Básicamente, se les facilitará: un ordenador (en caso de necesitarlo), telefonía integrada, herramientas para hacer reuniones virtuales, acceso a determinados documentos, etc. Hoy día, la accesibilidad a Internet está garantizada; pues, España es el tercer país de Europa en conexiones de fibra, esto supone que el 65% de las conexiones de banda ancha fija, y las redes móviles 4G ofrecen cobertura hasta el 99% de la población.

Planifica y organiza las tareas

Puede dar la sensación de que con trabajo remoto, la organización de las tareas y las prioridades queda más difusa que cuando estamos en la oficina. Como responsable, a fin de coordinar mejor tu equipo a distancia, puedes utilizar programas como Asana o Trello. Este tipo de plataformas online te ayudarán a consultar las tareas pendientes, priorizar o delegar tareas a otros miembros de tu equipo.

Tampoco hay que tener muchas herramientas para organizarse, simplemente las que sean necesarias y más intuitivas para tus trabajadores y que se adapten mejor al tipo de trabajo que se desarrolla. En cuanto al control horario se puede llevar a cabo fácilmente, a través del correo electrónico o también, de algunas aplicaciones online.

Mantener la seguridad de los dispositivos en los accesos a distancia

Los trabajadores suelen utilizar sus propios ordenadores o tabletas para sus tareas laborales y esto, a veces, implica riesgos potenciales de seguridad. Además, los empleados pueden acceder a páginas web inseguras o descargarse aplicaciones comprometidas, facilitando la introducción de malware en la red de la empresa.

Para evitar estos riesgos, existen tecnologías como la Red Privada Virtual (VPN, por sus siglas en inglés), que protegen la información a través de la encriptación y establecen conexiones seguras. También, es efectivo contar con filtrado de contenidos inseguros. En esta misma línea, no está de más implementar soluciones de autenticación, así garantizamos que sólo los usuarios autorizados tengan acceso a la información confidencial de la compañía.

Teletrabajar en equipo es posible

Aislarse puede ser muy perjudicial tanto para la productividad como para la eficiencia del trabajo y los trabajadores. De entrada, puede parecer que el trabajo en equipo no es compatible con el teletrabajo; pero bien organizado es posible. Hoy en día tenemos a nuestro alcance una serie de tecnologías para poder hacer videoconferencias y reuniones vía online, como por ejemplo: Hangouts Meet de Google o Skype.

De este modo, seguirás estando en contacto con tu plantilla, podrás conocer fácilmente el estado de los proyectos, compartir ideas o proponer nuevas estrategias, tal como se haría de forma presencial.

Comunica a tus clientes

Por otra parte, también hay un aspecto muy importante que no te puedes olvidar: informar a tus clientes que has adoptado la modalidad de teletrabajo, debido a la crisis del coronavirus. Puedes hacer un comunicado a través de una newsletter o boletín, de las redes sociales, en tu web; donde lo encuentres más adecuado. Eso sí, es fundamental que indiques que sigues prestando tus servicios, añadiendo un teléfono de contacto y correos electrónicos a los que se pueden dirigir.

En definitiva, el teletrabajo bien organizado puede ser igual de efectivo que el presencial. De hecho, hay varios estudios de entidades como la UOC o Cisco que aseguran que puede llegar a aumentar la productividad de los trabajadores entre un 23-30%. Principalmente, porque reduce las distracciones y aumenta el nivel de satisfacción y el control del trabajo de los empleados. Además, también significa un ahorro para ambas partes. Como responsable de empresa, te ahorras los gastos del local y los trabajadores ahorran los costes derivados de los desplazamientos y dietas.

Ante la situación actual, en Cobertis hemos optado por el teletrabajo, para garantizar la salud y bienestar de nuestros empleados. Este es nuestro plan de contingencia, con trabajo en remoto y atención telefónica, pero garantizando la continuidad de nuestros servicios.