La factura electrónica obligatoria para empresas y autónomos ya tiene fecha. Desde el pasado 6 de octubre, con la entrada en vigor de la nueva normativa, se ha puesto en marcha el calendario que establece cuándo deberán adaptarse las empresas a este nuevo sistema de facturación.

La medida, regulada por el Real Decreto 238/2026 en el marco de la Ley Crea y Crece, supondrá un cambio importante en la forma en que las pymes y los autónomos emiten, reciben y gestionan sus facturas. El objetivo es digitalizar los procesos administrativos, mejorar el control de los plazos de pago y combatir la morosidad empresarial.

¿Qué cambia con la nueva normativa?

La principal novedad es que las empresas y los profesionales deberán emitir y recibir las facturas de sus operaciones comerciales con otras empresas o profesionales en formato electrónico estructurado.

Ya no será suficiente generar una factura en PDF y enviarla por correo electrónico. Será necesario utilizar sistemas que permitan el intercambio electrónico de información, ya sea mediante la plataforma pública de la Agencia Tributaria o a través de soluciones privadas compatibles.

Además, se incorporan nuevas obligaciones relacionadas con el seguimiento de las facturas, como comunicar su aceptación o rechazo e informar sobre los pagos.

¿Cuándo será obligatoria para tu empresa?

El calendario de implantación establece diferentes plazos según el volumen de operaciones:

• 6 de octubre de 2027: empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a los 8 millones de euros anuales.
• 6 de octubre de 2028: resto de empresas y profesionales, incluidas la mayoría de pymes y autónomos.

Las personas físicas y determinadas entidades dispondrán hasta el 6 de octubre de 2029 para adaptarse a las obligaciones de comunicación de los estados de las facturas y de los pagos.

¿Cómo pueden prepararse las pymes?

Aunque todavía hay margen para adaptarse, es recomendable comenzar a revisar los procesos de facturación. Algunos aspectos que conviene tener en cuenta son:

• Revisar el programa de facturación: comprobar con el proveedor si el sistema actual se adaptará a la nueva normativa.
• Actualizar los datos de clientes y proveedores: asegurarse de que la información fiscal y de contacto es correcta.
• Adaptar los procedimientos internos: prepararse para gestionar electrónicamente la recepción, aceptación y seguimiento de los pagos.
• Reforzar la seguridad digital: revisar las medidas de protección de los datos económicos y comerciales de la empresa.

Digitalizar también implica proteger a la empresa

La implantación de la factura electrónica aumentará la dependencia de los sistemas digitales en la gestión diaria de los negocios. El intercambio de documentación económica y las comunicaciones con clientes y proveedores hacen especialmente importante prevenir riesgos como los accesos no autorizados, la suplantación de identidad o los ciberataques.

Este proceso de adaptación también es una oportunidad para revisar las medidas de ciberseguridad y comprobar si las coberturas aseguradoras de la empresa responden a los riesgos actuales.

En Cobertis ayudamos a las empresas a identificar y gestionar los riesgos que pueden comprometer su actividad, ofreciendo asesoramiento especializado y soluciones aseguradoras adaptadas a cada negocio.