¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas si soy autónomo?

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En estos momentos, somos conscientes de que la crisis del coronavirus está impactando de lleno a los aproximadamente 3 millones de autónomos que hay en España. Por este motivo, el Gobierno ha aprobado un Decreto de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del Covid-19.

Según esta normativa, todos los autónomos con pérdidas severas -en caso de facturaciones reducidas a más de un 75% o bien, si su actividad ha quedado suspendida, a raíz de la declaración del estado de alarma- podrán acceder a una prestación extraordinaria por cese de actividad y quedarán exonerados de pagar las cuotas a la Seguridad Social.

Pero como sabemos, se trata de una crisis temporal, que entre todos y todas la superaremos. Por ello, no está de más, recordar algunas cuestiones que forman parte del día a día de estos emprendedores; para tenerlas bien frescas cuando todo vuelva a la normalidad. Por ejemplo, una duda muy frecuente que este colectivo suele tener es: ¿cuánto tiempo se deben conservar las facturas que se emiten?

Pues, seguramente sabrás que es muy importante guardarlas, por si recibes una inspección de Hacienda en el futuro. De esta manera, estarás protegido ante posibles conflictos legales. Pero, si tienes dudas respecto a si hay que conservarlas meses o años. Te ayudamos a resolverlo:

Los libros y justificantes de tu negocio hay que conservarlos, como mínimo, seis años

En primer lugar, cabe destacar que el Código de Comercio establece que los documentos, libros y justificantes de un negocio deben guardarse durante al menos seis años, contados a partir del último asiento del ejercicio. La normativa afecta tanto a autónomos como entidades mercantiles. Estos archivos abarcan todos los libros y documentación que generen derechos y obligaciones con otras personas y empresas, y la tienes que guardar aunque cese la actividad empresarial.

Siempre es conveniente custodiar la documentación, aunque los impuestos prescriben cuatro años después de la presentación de los documentos. Pero, por lo que pueda pasar, los expertos siempre recomiendan conservar facturas y justificantes. Si Hacienda revisa de nuevo los impuestos o presentas una declaración complementaria, el cómputo de los cuatro años se inicia de nuevo por interrupción de la prescripción.

Otros plazos a tener en cuenta son el de las pérdidas -si las tienes, deberás guardar todo el papeleo que las acredita durante al menos diez años- o la de los activos -Tendrás que conservar las facturas nueve años, si son bienes muebles y catorce si son inmuebles -.

Cabe destacar que la normativa vigente obliga a conservar las facturas recibidas, copias o matrices de las facturas expedidas y justificantes. También, debes guardar los documentos relativos al pago del impuesto a la importación. Siempre intenta mantenerlas en el mismo soporte en que han sido emitidas. Es decir, si las has enviado en papel, tienes que tener una copia en este formato y si las has enviado en formato digital, deberás tenerlo en este soporte. Por otra parte, si las has emitido desde el extranjero, puedes decidir si la conservación se hace en España o en el extranjero, aunque allí sólo es válido en formato online.

Además, tener claro durante cuánto tiempo debes guardar tus facturas para evitar problemas legales; no está de más, contar con un buen seguro multirriesgo. De este modo, protegerás tu negocio tanto en cuestiones jurídicas como ante cualquier contratiempo o accidente: robos, incendios, desperfectos, etc. En este sentido en Cobertis contamos con un amplio abanico de seguros para autónomos con las coberturas que necesitas. Infórmate con nosotros!

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